Uudelleensijoittumisen prosessit ja liiketoiminta - Repbu-hankkeen loppuraportti

Tilojen käyttäjät ovat kiinteistöliiketoiminnan keskeisin intressiryhmä. Kiinteistö- ja rakennusalan koko arvoverkoston liiketoiminta on riippuvainen käyttäjien valinnoista ja maksuhalukkuudesta. Tästä huolimatta käyttäjien käyttäytymistä uudelleensijoittumisessa on tutkittu rajoitetusti. Käyttäjien toimitilavalinnan ymmärtämiseksi on keskeistä tunnistaa käyttäjien menettelytapoja, todellisia tilavalintavalintakriteerejä, sekä päätöksentekoon osallistuvia ja vaikuttavia osapuolia. Käyttäjäorganisaatioiden näkökulmasta uuden toimistotilan valinta ja siihen muuttaminen on strateginen prosessi. Tämän prosessin käyvät vuosittain tuhannet yritykset läpi. Sijaintipäätöksellä ja uuden työympäristön suunnittelulla organisaatio määrittelee toimintaympäristönsä pitkälle tulevaisuuteen. Henkilöstön näkökulmasta muutos voi olla merkittävä, sillä sijaintimuutoksen lisäksi uusi työympäristö saattaa tarkoittaa myös esimerkiksi uusia työskentelytapoja. Prosessiin liittyy riskejä, sillä huono uudelleensijoittuminen saattaa johtaa työntekijöiden tyytymättömyyteen ja pahimmassa tapauksessa lisääntyneeseen vaihtuvuuteen. Prosessi tarjoaa toisaalta myös mahdollisuuden uudistukseen. Riskit ja mahdollisuudet jäävät kuitenkin usein huomioimatta.

Yksittäisen yrityksen näkökulmasta muuttoprosessi on melko harvinainen tapahtuma ja näin ollen harvaan organisaatioon kerääntyy tarvittavaa osaamista hoitaa tätä strategista prosessia itse. Suomessa muuttaville organisaatioille on tarjolla prosessiin liittyviä asiantuntijapalveluita, mutta näitä hyödynnetään varsin vähän. Kansainvälisessä vertailussa prosessiin liittyvät palvelumarkkinat ovat vielä lastenkengissä, joten kehittämispotentiaalia on paljon. Jotta yritysten muuttoprosessit eivät koituisi yrityksille riskiksi ja jotta yhä useampi organisaatio voisi hyödyntää prosessia organisaation toiminnan tukemiseksi, tulee yritysten tietoutta muuttoprosessin merkityksestä kasvattaa. Raportin esittelemät tulokset perustuvat Relocation procesesses and business-tutkimushankkeeseen, josta on vastannut Aalto-yliopiston Insinööritieteiden korkeakoulun Maankäyttötieteiden laitoksen kiinteistöliiketoiminnan tutkimusryhmä sekä Rakennustekniikan laitoksen Rakennetun ympäristön palvelut-tutkimusryhmä. Tutkimuksen ovat rahoittaneet Tekes, Aalto-yliopisto, Frami Oy, Helsingin Kaupunki (Elinkeinopalvelut), Lahden Tiede- ja Yrityspuisto Oy, Technopolis Oyj, sekä TenRep ry, ja se toteutettiin 05/2011–11/2013 välisenä aikana. Tämä julkaisu on yhteenvetona hankkeen tuloksia esittelevä loppuraportti.